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Contributions to Proceedings:

U. Pont, B. Martens:
""Hinter den Kulissen" - Aspekte der Konferenzorganisation";
in: "Forschungstag 2016", Fakultät für Arch & RPL (ed.); issued by: Tu Wien, Fakultät für Architektur und Raumplanung; Forschungstag 2016, Wien, 2017, ISBN: 978-3-902707-32-1, 288 - 289.



English abstract:
(not available, german version) Auf dem Gebiet der wissenschaftlichen Forschung besteht eine Vielzahl an Möglichkeiten die Ergebnispublikation und -vermittlung, sowie den nationalen und internationalen Austausch mit anderen Forschenden voranzutreiben. Eine davon ist die Teilnahme an wissenschaftlichen Konferenzen. Neben dem Präsentieren der eigenen Forschungsarbeit und dem Kennenlernen von fachverwandten Forschungsresultaten kann man hier auch aktive Diskussionen mit anderen Fachleuten und Autoren führen, sowie die Gesichter hinter den Publikationen in Pausen und beim Rahmenprogramm kennenlernen. Als Teilnehmer erwartet man sich von Konferenzen ein anspruchsvolles wissenschaftliches Programm, interessante Vorträge, eine gut organisierte Konferenz und ein ansprechendes Rahmenprogramm, da unter Umständen für das Kennenlernen des Konferenzortes nur sehr wenig Zeit bereit steht. In diesem Artikel sollen kurz die "Essentials" aus den Erfahrungen der Autoren hinsichtlich Konferenzorganisation einfließen, die bei der Organisation der Konferenzen BauSIM 2010, CESBP 2013, ECPPM 2014, eCAADe 2015 und dem IEA Annex 66 Meeting 2016 gesammelt wurden. All diese Konferenzen wurden an der TU abgehalten. Es soll eine kurze Checkliste der - wesentlichsten Punkte der Organisation aufgestellt werden:
. Zeithorizont: Ein ausreichender Zeithorizont bei der Planung von Tagungen ist vorzusehen. Oftmals gilt der Spruch "Nach der Konferenz ist vor der Konferenz", da innerhalb von Konferenzserien (periodisch immer wieder stattfindenden Konferenzen mit wechselnden Orten) die Organisation der nächsten Ausgabe unmittelbar nach bzw. der vorherigen beginnt. Oftmals werden Key-Researcher von Fachgebieten im Zuge einer Konferenz gefragt, ob sie die nächste Ausgabe ausrichten wollen. Im Zuge einer mittelgroßen Konferenz wie der CESBP (150 - 200 Teilnehmer, 3 parallele Tracks) wurde im Herbst 2010 die Planung für die Konferenz im September 2013 angefangen, und die intensive Phase begann etwa ein Jahr vor der Konferenz. Ein ausreichender Zeithorizont ist sowohl für die Besucher (Budget- und Publikationsplanung), wie auch für die Organisatoren selbst (Angebotslegungen, Organisation, Budgetierung) essentiell. Werden Konferenzen an Universitäten, wie an der TU organisiert, gilt es bei der Auswahl geeigneter Zeitfenster auf die Verfügbarkeit von Räumen, geplanten Modernisierungsarbeiten und potentielle Konflikte mit dem Lehrbetrieb zu achten.
. Örtlichkeiten und technische Ausstattung: Geeignete Örtlichkeiten sind für das Gelingen von Konferenzen wesentlich. Aspekte, die hier zu nennen wesentlich sind, beinhalten die öffentliche Erreichbarkeit (Flughäfen, Bahnhöfe, Nahverkehr, eventuelles Shuttleservice erforderlich?), die Nähe zu Unterbringungsmöglichkeiten (in ausreichender Anzahl, verschiedene Standards), Orientierungssysteme (Sprachen, wesentliche Bereiche), Verfügbarkeit adäquater Räumlichkeiten für Vorträge, Pausen und Versorgung, sowie Sanitärbereiche, Barrierefreiheit, Liftkapazitäten und die örtliche Nähe verschiedener wesentlicher Räume zueinander (Wechseln zwischen Sessiontracks). Eine entsprechende technische Ausstattung der Präsentationstechnik, die Verfügbarkeit von Wireless-Lan sowie ausreichender Stromanschlüsse für die Besucher sowie etwaig erforderliche Sonderausstattungen (Simulatanübersetzung u. dgl.) müssen hier ebenfalls berücksichtigt werden.
. Personen und Kommittees: Eine Vielzahl von Personen und Kommittees sind in Konferenzen in der Regel involviert. Diese erstrecken sich über das (Local) Organisational Committee (Schirmherrschaft und/oder lokale Organisation), das Scientific Committee (Wissenschaftliche Begleitung und Reviewing), die Session Chairs (Wissenschaftler, die eine Session moderieren) über Personen vor Ort, die unterschiedliche Funktionen (technische Betreuung, Registrierung, Catering, verschiedene Hilfestellungen) innehaben. Es besteht bei Konferenzen die Möglichkeit viele Teilleistungen an spezialisierte Unternehmen auszulagern, die die Konferenzbetreuung durchführen. Gerade ab einer bestimmten Größe einer Konferenz ist die Inanspruchnahme solcher Dienstleister unbedingt anzudenken
. Konferenz. und Beitragsverwaltung: Eine wichtiger Schlüsselaspekt bei der Konferenzorganisation liegt in der Beitragsverwaltung. Heute wird in der Regel die Abwicklung von Konferenzen über ein Online-Konferenz-Management-Werkzeug durchgeführt, dass viele Routineaufgaben, wie beispielsweise das Eintragen von Reviewergebnissen für Einreichungen, die Zuweisung geeigneter Reviewer, sowie die gesammte Kommunikation mit Teilnehmern teilautomatisiert und erleichtert. Auch die Programmerstellung kann mit solchen Tools in der Regel durchgeführt werden. Auch hier kann die Verwendung eines solchen Werkzeuges, die es in der Palette von Free-ware, In-House-Lösungen bis hin zu High-End kommerziellen Produkten gibt, dringend anzuraten. Auch ein Funktionstest der Abläufe ist stets eine gute Idee, denn nicht vernünftig funktionierende Werkzeuge können rasch zu einem hohen Frustrationslevel bei den potentiellen KonferenzteilnehmerInnen führen. Im Zuge des Konferenzmanagements ist auch das Publikationsmanagement durchzuführen. Hier stellt sich die Frage, wie die Publikationen erscheinen: Handelt es sich um einen Tagungsband, eine Spezialausgabe eines Journals, oder vielleicht nur um ein Book of Abstracts in Verbindung mit einem Datenträger, auf dem die vollen Beiträge vorhanden sind? Gibt es Postersessions und Posterpräsentationen? Wie und in welchem Umfang finden diese statt?
. Rahmenprogramm: Eine Konferenz kann mit einem guten Rahmenprogramm sehr aufgewertet werden. Natürlich ist der Ort ein wesentlicher Einflussfaktor auf die Attraktivität einer Tagung, allerdings kann ein vernünftiges Rahmenprogramm diese Attraktivität positiv (und auch negativ) beeinflussen. Neben den "social events" die Abendgestaltung, Conference Dinner, und Welcome Cocktail beinhalten, können beispielsweise Stadtrundgänge zu Sehenswürdigkeiten oder auch für Belange der Konferenz interessanten Institutionen (z.B. Laborbesichtigungen) angeboten werden. Auch während der Konferenzzeit ist es in der Regel üblich, neben Begrüßung und Verabschiedung beispielsweise technische Sessions über neueste Werkzeuge oder nicht unmittelbar mit der Konferenz verknüpfte Entwicklungen zu integrieren. Manchmal werden Best-Paper- Awards oder Auszeichnungen guter akademischer Arbeiten in Konferenzen integriert. Oftmals haben auch internationale Forschungsgruppen eigene integrierte Tracks, die die Zusammenkunft bei der Konferenz gleich für eigene Diskussionsbelange nutzen. Auch Sponsoren gesteht man in der Regel einzelne Zeitfenster (oft während der Pausen) zu, um deren Produkte und Dienstleistungen zeigen zu können.
. Finanzielle Gebarung: Auch wenn dieser Aspekt als letztes genannt wird, ist er doch einer der wichtigen Belange. Große Gewinne erzielt man mit der Abhaltung von Konferenzen zumeist nicht, oftmals ist es ein Nullsummenspiel. Auf jeden Fall ist darauf zu achten, die Kosten in Schätzungen so genau zu erfassen, dass die Konferenz sich kostentechnisch selbst trägt. Während auf Seiten der Einnahmen in der Regel nur die Tagungsgebühren und etwaige Sponsorengelder stehen, ist die Ausgabenseite doch von sehr vielen verschiedenen Kostenpositionen geprägt: Tagungsortmiete, Entgelt für die Konferenzbetreuung, Nutzungsgebühr des Konferenztools, Print der Proceedings und Catering, um nur einige zu nennen. Zusätzlich ist darauf zu achten, dass TeilnehmerInnen für Ihre eigenen Abrechnungszwecke Teilnahmebestätigungen und Rechnungen in physischer und/oder Dateiform erhalten.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die Organisation und Abhaltung von Konferenzen eine durchaus komplexe Angelegenheit ist, die durchaus eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt. Jedoch ist eine erfolgreiche Abhaltung nicht nur mit einer gewissen Erleichterung verbunden, sondern auch mit einem gewissen Imagegewinn für die wissenschaftliche Institution und die Organisatoren. Darüber hinaus ist die Möglichkeit, sich mit internationalen KollegInnen austauschen zu können, ein Ansporn, der die Mühen der Organisation in der Regel ausgleicht.
Der Veranstaltungsort TU Wien bietet durch den universitären Charakter, ein breites Portfolio unterschiedlicher Räumlichkeiten, die Nähe zur Innenstadt und die leichte internationale Erreichbarkeit einen exzellenten Rahmen für die Abhaltung von Konferenzen, was sich in dem guten Feedback der erwähnten Konferenzen wiederspiegelt.

German abstract:
Auf dem Gebiet der wissenschaftlichen Forschung besteht eine Vielzahl an Möglichkeiten die Ergebnispublikation und -vermittlung, sowie den nationalen und internationalen Austausch mit anderen Forschenden voranzutreiben. Eine davon ist die Teilnahme an wissenschaftlichen Konferenzen. Neben dem Präsentieren der eigenen Forschungsarbeit und dem Kennenlernen von fachverwandten Forschungsresultaten kann man hier auch aktive Diskussionen mit anderen Fachleuten und Autoren führen, sowie die Gesichter hinter den Publikationen in Pausen und beim Rahmenprogramm kennenlernen. Als Teilnehmer erwartet man sich von Konferenzen ein anspruchsvolles wissenschaftliches Programm, interessante Vorträge, eine gut organisierte Konferenz und ein ansprechendes Rahmenprogramm, da unter Umständen für das Kennenlernen des Konferenzortes nur sehr wenig Zeit bereit steht. In diesem Artikel sollen kurz die "Essentials" aus den Erfahrungen der Autoren hinsichtlich Konferenzorganisation einfließen, die bei der Organisation der Konferenzen BauSIM 2010, CESBP 2013, ECPPM 2014, eCAADe 2015 und dem IEA Annex 66 Meeting 2016 gesammelt wurden. All diese Konferenzen wurden an der TU abgehalten. Es soll eine kurze Checkliste der - wesentlichsten Punkte der Organisation aufgestellt werden:
. Zeithorizont: Ein ausreichender Zeithorizont bei der Planung von Tagungen ist vorzusehen. Oftmals gilt der Spruch "Nach der Konferenz ist vor der Konferenz", da innerhalb von Konferenzserien (periodisch immer wieder stattfindenden Konferenzen mit wechselnden Orten) die Organisation der nächsten Ausgabe unmittelbar nach bzw. der vorherigen beginnt. Oftmals werden Key-Researcher von Fachgebieten im Zuge einer Konferenz gefragt, ob sie die nächste Ausgabe ausrichten wollen. Im Zuge einer mittelgroßen Konferenz wie der CESBP (150 - 200 Teilnehmer, 3 parallele Tracks) wurde im Herbst 2010 die Planung für die Konferenz im September 2013 angefangen, und die intensive Phase begann etwa ein Jahr vor der Konferenz. Ein ausreichender Zeithorizont ist sowohl für die Besucher (Budget- und Publikationsplanung), wie auch für die Organisatoren selbst (Angebotslegungen, Organisation, Budgetierung) essentiell. Werden Konferenzen an Universitäten, wie an der TU organisiert, gilt es bei der Auswahl geeigneter Zeitfenster auf die Verfügbarkeit von Räumen, geplanten Modernisierungsarbeiten und potentielle Konflikte mit dem Lehrbetrieb zu achten.
. Örtlichkeiten und technische Ausstattung: Geeignete Örtlichkeiten sind für das Gelingen von Konferenzen wesentlich. Aspekte, die hier zu nennen wesentlich sind, beinhalten die öffentliche Erreichbarkeit (Flughäfen, Bahnhöfe, Nahverkehr, eventuelles Shuttleservice erforderlich?), die Nähe zu Unterbringungsmöglichkeiten (in ausreichender Anzahl, verschiedene Standards), Orientierungssysteme (Sprachen, wesentliche Bereiche), Verfügbarkeit adäquater Räumlichkeiten für Vorträge, Pausen und Versorgung, sowie Sanitärbereiche, Barrierefreiheit, Liftkapazitäten und die örtliche Nähe verschiedener wesentlicher Räume zueinander (Wechseln zwischen Sessiontracks). Eine entsprechende technische Ausstattung der Präsentationstechnik, die Verfügbarkeit von Wireless-Lan sowie ausreichender Stromanschlüsse für die Besucher sowie etwaig erforderliche Sonderausstattungen (Simulatanübersetzung u. dgl.) müssen hier ebenfalls berücksichtigt werden.
. Personen und Kommittees: Eine Vielzahl von Personen und Kommittees sind in Konferenzen in der Regel involviert. Diese erstrecken sich über das (Local) Organisational Committee (Schirmherrschaft und/oder lokale Organisation), das Scientific Committee (Wissenschaftliche Begleitung und Reviewing), die Session Chairs (Wissenschaftler, die eine Session moderieren) über Personen vor Ort, die unterschiedliche Funktionen (technische Betreuung, Registrierung, Catering, verschiedene Hilfestellungen) innehaben. Es besteht bei Konferenzen die Möglichkeit viele Teilleistungen an spezialisierte Unternehmen auszulagern, die die Konferenzbetreuung durchführen. Gerade ab einer bestimmten Größe einer Konferenz ist die Inanspruchnahme solcher Dienstleister unbedingt anzudenken
. Konferenz. und Beitragsverwaltung: Eine wichtiger Schlüsselaspekt bei der Konferenzorganisation liegt in der Beitragsverwaltung. Heute wird in der Regel die Abwicklung von Konferenzen über ein Online-Konferenz-Management-Werkzeug durchgeführt, dass viele Routineaufgaben, wie beispielsweise das Eintragen von Reviewergebnissen für Einreichungen, die Zuweisung geeigneter Reviewer, sowie die gesammte Kommunikation mit Teilnehmern teilautomatisiert und erleichtert. Auch die Programmerstellung kann mit solchen Tools in der Regel durchgeführt werden. Auch hier kann die Verwendung eines solchen Werkzeuges, die es in der Palette von Free-ware, In-House-Lösungen bis hin zu High-End kommerziellen Produkten gibt, dringend anzuraten. Auch ein Funktionstest der Abläufe ist stets eine gute Idee, denn nicht vernünftig funktionierende Werkzeuge können rasch zu einem hohen Frustrationslevel bei den potentiellen KonferenzteilnehmerInnen führen. Im Zuge des Konferenzmanagements ist auch das Publikationsmanagement durchzuführen. Hier stellt sich die Frage, wie die Publikationen erscheinen: Handelt es sich um einen Tagungsband, eine Spezialausgabe eines Journals, oder vielleicht nur um ein Book of Abstracts in Verbindung mit einem Datenträger, auf dem die vollen Beiträge vorhanden sind? Gibt es Postersessions und Posterpräsentationen? Wie und in welchem Umfang finden diese statt?
. Rahmenprogramm: Eine Konferenz kann mit einem guten Rahmenprogramm sehr aufgewertet werden. Natürlich ist der Ort ein wesentlicher Einflussfaktor auf die Attraktivität einer Tagung, allerdings kann ein vernünftiges Rahmenprogramm diese Attraktivität positiv (und auch negativ) beeinflussen. Neben den "social events" die Abendgestaltung, Conference Dinner, und Welcome Cocktail beinhalten, können beispielsweise Stadtrundgänge zu Sehenswürdigkeiten oder auch für Belange der Konferenz interessanten Institutionen (z.B. Laborbesichtigungen) angeboten werden. Auch während der Konferenzzeit ist es in der Regel üblich, neben Begrüßung und Verabschiedung beispielsweise technische Sessions über neueste Werkzeuge oder nicht unmittelbar mit der Konferenz verknüpfte Entwicklungen zu integrieren. Manchmal werden Best-Paper- Awards oder Auszeichnungen guter akademischer Arbeiten in Konferenzen integriert. Oftmals haben auch internationale Forschungsgruppen eigene integrierte Tracks, die die Zusammenkunft bei der Konferenz gleich für eigene Diskussionsbelange nutzen. Auch Sponsoren gesteht man in der Regel einzelne Zeitfenster (oft während der Pausen) zu, um deren Produkte und Dienstleistungen zeigen zu können.
. Finanzielle Gebarung: Auch wenn dieser Aspekt als letztes genannt wird, ist er doch einer der wichtigen Belange. Große Gewinne erzielt man mit der Abhaltung von Konferenzen zumeist nicht, oftmals ist es ein Nullsummenspiel. Auf jeden Fall ist darauf zu achten, die Kosten in Schätzungen so genau zu erfassen, dass die Konferenz sich kostentechnisch selbst trägt. Während auf Seiten der Einnahmen in der Regel nur die Tagungsgebühren und etwaige Sponsorengelder stehen, ist die Ausgabenseite doch von sehr vielen verschiedenen Kostenpositionen geprägt: Tagungsortmiete, Entgelt für die Konferenzbetreuung, Nutzungsgebühr des Konferenztools, Print der Proceedings und Catering, um nur einige zu nennen. Zusätzlich ist darauf zu achten, dass TeilnehmerInnen für Ihre eigenen Abrechnungszwecke Teilnahmebestätigungen und Rechnungen in physischer und/oder Dateiform erhalten.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die Organisation und Abhaltung von Konferenzen eine durchaus komplexe Angelegenheit ist, die durchaus eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt. Jedoch ist eine erfolgreiche Abhaltung nicht nur mit einer gewissen Erleichterung verbunden, sondern auch mit einem gewissen Imagegewinn für die wissenschaftliche Institution und die Organisatoren. Darüber hinaus ist die Möglichkeit, sich mit internationalen KollegInnen austauschen zu können, ein Ansporn, der die Mühen der Organisation in der Regel ausgleicht.
Der Veranstaltungsort TU Wien bietet durch den universitären Charakter, ein breites Portfolio unterschiedlicher Räumlichkeiten, die Nähe zur Innenstadt und die leichte internationale Erreichbarkeit einen exzellenten Rahmen für die Abhaltung von Konferenzen, was sich in dem guten Feedback der erwähnten Konferenzen wiederspiegelt.

Created from the Publication Database of the Vienna University of Technology.